BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Dalam beberapa tahun terakhir ini, jumlah maskapai penerbangan Timor leste bertumbuh cukup pesat. Data statistik menunjukkan sampai akhir tahun 2004, di timor leste terdapat 15 maskapai penerbangan yang melayani rute domestik dan 5 di antara maskapai penerbangan ini melayani rute internasional. Jasa transportasi udara makin digemari karena memudahkan pergerakan antar daerah dan negara dalam waktu yang relatif singkat. Menurut Badan Pusat Statistik, jumlah penumpang pesawat udara (domestik dan internasional) pada tahun 2004 yang menggunakan fasilitas bandar udara Soekarno-Hatta dan Halim Perdana Kusuma saja meningkat sebesar 33,08% jika dibandingkan dengan tahun 2003.
Kebutuhan akan jasa transportasi udara yang meningkat ini disertai dengan permintaan akan jasa pelayanan penyedia makanan (jasa boga) bagi maskapai maskapai penerbangan. Layanan jasa boga ini lebih dikenal dengan nama inflight catering. Inflight caterer (penyedia jasa boga) mengolah bahan-bahan makanan menjadi makanan siap saji yang nantinya makanan ini akan dikonsumsi oleh penumpang pengguna jasa maskapai penerbangan. Inflight caterer pada dasarnya merupakan perusahaan yang bergerak dalam perdagangan makanan.
Perdagangan produk-produk makanan memiliki resiko-resiko tersendiri, hal ini disebabkan karena bahan makanan merupakan bahan yang cepat rusak (perishable product) sehingga membutuhkan penanganan tertentu. Bagi perusahaan yang bergerak dalam bidang makanan umumnya, mutu makanan yang diproduksi merupakan salah satu unsur utama yang menentukan masa depan perusahaan.
Persaingan antara penyedia jasa boga (inflight catering) ini memaksa perusahaan untuk bersifat lebih adaptif dan reaktif. Memahami kebutuhan konsumen berarti perusahaan harus mampu menempatkan diri ke dalam posisi konsumen dalam mendefinisikan suatu produk.
Penyediaan produk yang sesuai dengan permintaan konsumen dan tepat pada waktunya mempengaruhi keputusan konsumen terhadap permintaan berulang dan kepercayaan konsumen terhadap perusahaan. Pemahaman akan kebutuhan konsumen ini berperan penting terutama dalam usaha perusahaan dalam upaya meningkatkan nilai penjualan, penguasaan pangsa pasar yang lebih besar yang mempengaruhi perolehan laba. Penyediaan produk tidaklah mudah karena maskapai pengguna jasa katering memiliki persyaratan produk yang
berbeda. Penyediaan bahan baku untuk produksi pun unik karena perusahaan katering tidak memproduksi satu jenis barang saja, melainkan beragam sesuai dengan menu makanan yang ingin disampaikan oleh pihak maskapai penerbangan.
Jasa katering untuk maskapai penerbangan, berbeda dengan jasa katering restoran (Emirates Catering, 2004). Perbedaan ini dapat dilihat dari: Jeda waktu (time lag): untuk katering maskapai penerbangan, terdapat jeda waktu yang panjang antara masa makanan diproduksi dan penyampaian produk ke konsumen sampai makanan tersebut dikonsumsi, hal ini tidak terjadi di restoranrestoran.
Fasilitas: pesawat terbang memiliki fasilitas terbatas untuk mengelola makanan, baik ruang lingkup kerja, ruang penyimpanan dan peralatan-peralatan dapur apabila dibandingkan dengan dapur sebuah restoran.
Perumusan Masalah
PT Aerowisata Catering Service merupakan perusahaan penyedia jasa katering pertama dan terbesar di Indonesia. menyediakan pelayanan jasa katering untuk perusahaan penerbangan domestik maupun internasional. Berbeda dengan perusahaan katering yang lain, tidak berhadapan langsung dengan konsumen yang mengkonsumsi makanan yang diproduksi. Sebagai inflight caterer, konsumen yang dihadapi adalah maskapai penerbangan yang menyewa jasa Sedangkan yang mengkonsumsi produk makanan yang diproduski oleh adalah konsumen yang menggunakan jasa maskapai penerbangan.
Makanan yang diproduksi tidak langsung dikonsumsi oleh penumpang maskapai penerbangan, melainkan disimpan dahulu dalam jangka waktu tertentu tergantung dengan jadwal penerbangan perusahaan pelanggan. mengadakan perjanjian kontrak dengan perusahaan penerbangan yang menjadi pelanggan untuk jangka waktu tertentu atas menu makanan yang sudah disetujui. Menu makanan ini berbeda-beda untuk setiap pelanggan dan dapat berubah-ubah setelah jangka waktu tertentu sesuai dengan permintaan maskapai penerbangan. Jumlah makanan yang diproduksi pun setiap saat dapat berubahubah jumlahnya. Hal ini disebabkan karena jumlah penumpang yang menggunakan jasa transportasi perusahaan penerbangan setiap harinya berubah. Menu makanan yang telah disetujui menjadi landasan dalam perencanaan bahan baku.
Karena menu berubah-ubah, maka bahan baku yang dibutuhkan untuk proses produksi pun berubah-ubah secara berkala. Penyediaan bahan baku memegang peranan penting dalam proses produksi. Kekurangan bahan baku menghambat jalannya proses produksi dan mengakibatkan permintaan konsumen tidak terpenuhi. Bahan baku makanan merupakan produk yang bersifat tidak tahan lama (perishable) akibatnya perusahaan harus memiliki sistem penyimpanan dan pengolahan yang baik. Selain itu perusahaan juga harus bisa menawarkan harga yang sesuai dengan anggaran konsumen untuk tetap berada dalam pasar.
Perencanaan bahan baku membantu perusahaan untuk memastikan agar perusahaan tidak kekurangan bahan baku selama menu yang diinginkan konsumen berjalan. Saat menu tidak dipakai lagi maka bahan baku pun tidak dibutuhkan lagi, perencanaan bahan baku membantu perusahaan agar tidak mengalami kelebihan bahan baku. Jeda waktu antara setelah makanan di produksi sampai makanan dikonsumsi panjang, makanan yang diproduksi harus memiliki daya tahan khususnya terhadap bakteri Dari keunikan jasa pengolahan makanan ini, timbul beberapa pertanyaan :
Bagaimanakah manajemen persediaan yang diterapkan oleh perusahaan?
Bagaimanakah proses pembelanjaan bahan baku yang dilakukan oleh perusahaan?
Faktor-faktor apakah yang dipertimbangkan perusahaan dalam menentukan daftar belanja bahan baku?
Faktor-faktor apa yang diperhatikan oleh perusahaan untuk mengawasi mutu produk yang diproduksi?
Tujuan
Membandingkan sistem manajemen yang diterapkan oleh perusahaan dengan teori-teori manajemen persediaan
Mengkaji bentuk kegiatan proses pembelanjaan bahan baku yang dijalankan
Mengidentifikasi faktor-faktor pembelanjaan bahan baku
Mengidentifikasi faktor-faktor yang harus diterapkan dalam mempertahankan mutu produk.
1.4. Visi dan Misi
Visi dan Misi PT Aerowisata:
Visi;
“The most preferred Timor-Leste hospitality business group”.
Misi;
Misi yang diemban PT Aerowisata di dalam mencapai visi bisnis terdiri atas 3 (tiga) pernyataan:
(1) “Menyediakan dan menawarkan solusi profesional untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan segmen-segmen hospitality yang profitable akan produk dan jasa yang berkualitas, inovatif dan berkesinambungan”.
(2) “Menjaga dan meningkatkan hubungan kepercayaan bisnis kepada seluruh segmen customer dan client Aerowisata” (“Maintain and develop trustee relationship to all business group client or customer segment”).
(3) “Memberikan nilai tambah dan hasil yang optimal kepada seluruh stakeholders” (“Deliver value added and optimal return to all stakeholders”).
BAB II
Pembahasan
Perusahaan Jasa
Tujuan utama adalah untuk menghantar surat-surat dan dokumen-dokumen antar daerah dan negara. Kemudian berkembang menjadi alat tranportasi untuk penumpang dan dokumen (kargo). Pada awalnya tidak ada tempat khusus untuk penumpang sehingga di dalam pesawat penumpang harus bersedia untuk bercampur dengan kargo. Setiap penerbangan penumpang harus berbagi makanan dengan pilot, makannya hanya berupa roti lapis dan setermos kopi.
Dengan disertai perkembangan teknologi industri aviasi, pesawat moderen saat ini dilengkapi dengan fasilitas tempat duduk dan toilet untuk penumpang. Pesawat terbang menjadi alat transpotasi yang umum dipakai oleh penumpang. Penumpang menjadi prioritas utama karena kondisi ini menjanjikan keuntungan bagi perusahaan penerbangan. Untuk lebih menarik konsumen, perusahaan penerbangan melengkapi pelayanan jasa transportasi salah satunya dengan menu makanan yang menarik menyerupai restoran-restotan terkenal.
Jasa katering untuk maskapai penerbangan kemudian dibentuk di akhir tahun 1930-an hampir secara serentak di Amerika dan Eropa, perusahaanperusahaan inimuncul karena pihak maskapai penerbangan menilai bahwa penyediaan makanan ini akan lebih efisien dan relatif lebih murah apabila dihibahkan ke pihak lain di luar maskapai penerbangan. Perkembangan industri ini agak terhambat dikarenakan Perang Dunia II (1939-1945), namun temuantemuan baru di bidang teknologi penerbangan berkembang pesat yang pada akhirnya menyokong industri layanan jasa penerbangan pasca perang, yang menuntut permintaan yang lebih tinggi lahi terhadap penyediaan jasa katering. (Haynes, 1992).
Gambaran umum inflight caterer (jasa katering maskapai penerbangan)
Istilah katering biasanya digunakan untuk menjelaskan keseluruhan proses kegiatan memasak, mulai dari persiapan bahan makanan, pengolahan dan penyajian dan juga meliputi penyedian alat transportasi dan penghantaran. Industri jasa katering maskapai penerbangan bertujuan utama untuk menyediakan makanan dan minuman kepada maskapai penerbangan untuk dikonsumsi oleh penumpang selama penerbangan. Produk makanan dan minuman dipersiapkan dan dikelola di dapur khusus kemudian dipindahkan ke bandara udara untuk kemudian dimuat ke pesawat. Semua makanan dan peralatan dan siap untuk diberangkatkan tepat pada waktunya sesuai dengan jadwal penerbangan.
Industri penyedia jasa katering saat ini merupakan pasar yang sangat kompetitif khususnya karena maskapai-maskapai penerbangan saat ini sering mengubah ketentuan-ketentuan menu makanannya. Perusahan penyedia jasa katering harus mendiversifikasikan fasilitas produksinya dan terus berinovasi untuk mengikuti perkembangan ini. Selain menyediakan makanan dan minuman perusahaan katering beberapa barang persediaan dan peralatan yang dimiliki perusahaan penerbangan, pihak katering bertanggung jawab terhadap beberapa hal yang menyertai penyediaan makanan dan minuman Seperti:
1. Bongkar muat peralatan makan dari penerbangan sebelumnya. Bongkar muat ini meliputi kereta makan , troli, kotak muatan peralatan makan, sisa makanan dan sisa minuman serta sampah.
2. Mengatur aliran semua peralatan makan yang digunakan selama penerbangan, begitu peralatan makan di bongkar dari pesawat secepatnya dicuci dan dibersihkan untuk kemudian dipersiapkan untuk penerbangan berikutnya. Dengan terbatasnya persediaan peralatan makan berlogo maskapai penerbangan tertentu, pihak katering harus berusaha sedemikian rupa supaya mereka tetap memiliki persediaan peralatan makan yang bersih setiap saat.
3. Pengaturan/disain nampan makanan yang berbeda tiap kelas untuk kelas eksekutif, kelas bisnis dan kelas ekonomi.
4. Penanganan dan penyimpanan produk-produk khusus milik maskapai penerbangan tertentu yang digunakan dalam persiapan makanan dan layanan makan (kertas tisu, peralatan makan yang diserati dengan logo maskapai penerbangan)
5. Pihak katering juga bertanggung jawab terhadap laporan invetorisasi atas produk-produk yang dimiliki maskapai penerbangan yang disimpan oleh pihak katering (produk makanan dan minuman lain yang tidak diproduksi oleh pihak katering, tetapi diperlukan untuk penerbangan).
6. Transportasi produk makanan dan minuman dari dapur pihak katering ke pesawat.
Menurut Mc Cool, industri jasa katering (inflight caterer) merupakan industri yang unik karena industri ini memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
1.Tidak adanya kontak langsung antara penumpang pesawat yang mengkonsumsi makanan dengan orang yang menyiapkan makanan tersebut.
2. Konsumen yang menggunakan jasa katering ini bukanlah konsumen yang mengkonsumsi produk akhir.
3. Pemilihan menu yang disediakan pada industri ini sangat bergantung kepada kondisi pasar dan laporan kebiasaan makan konsumen.
4. Setiap perusahaan jasa katering mengelola makanan dan minuman dalam jumlah yang sangat besar.
5. Perusahaan katering bukanlah satu-satunya penyedia makanan dan minuman untuk satu maskapai penerbangan. Maskapai penerbangan memiliki beberapa perusahaan katering yang menyokong penerbangan, satu perusahaan katering di tiap lokasi/ tujuan penerbangan.
6. Perusahaan jasa katering harus menyediakan produknya sesuai dengan ketentuan tertentu agar produk yang dihasilkan konsisten.
7. Setelah produk selesai diproduksi dan meninggalkan tempat produksi, biasanya ada jeda waktu yang cukup lama sebelum produk tersebut dikonsumsi oleh penumpang pesawat terbang.
8. Makanan yang diproduksi oleh pihak katering sering kali dikonsumsi jauh dari pihak katering.
9. Pihak katering biasanya tidak terlibat secara langsung terhadap sisa makanan dan tidak melihat langsung makanan yang telah dipersiapkan tersebut dikonsumsi.
Begitu luasnya cakupan jasa layanan yang ditawarkan maka perusahaan membentuk strategic business unit.
1. Unit usaha ini lebih memprioritaskan kepada layanan jasa boga bagi perusahaan penerbangan. Unit ini beroperasi hampir di seluruh bandar udara besar Indonesia. Layanan yang ditawarkan meliputi penerbangan domestiok, internasional, penerbangan khusus seperti penerbangan carter, dan haji.
2. Industrial catering : unit usaha ini bergerak di bidang layanan jasa boga dan jasa terkait lainnya diluar pelayanan maskapai penerbangan. Layanan yang ditawarkan ditujukan bagi perusahaan-perusahaan besar dengan banyak sumber daya manusia misalnya lokasi-lokasi pemondokan karyawan pengeboran minyak dan gas bumi, pengelolaan kantin karyawan pabrik, kantin sekolah atau universitas, juga layanan kebutuhan jasa boga untuk rumah sakit, baik menu normal untuk karyawan maupun makanan dengan diet khusus untuk pasien. Unit usaha ini juga menawarkan jasa binatu dan jasa pengelolaan dan perawatan wisma (house keeping dan maintance).
3. Unit usaha ini memberikan layanan pengelolaan logistik untuk pelayanan dalam penerbangan. Layanan ini meliputi jasa konsultasi perencanaan dan pengelolaan barang penerbangan (airlines equipment handle serta cabin services), pengadaan barang untuk penerbangan seperti barang sekali pakai baik dry goods, minuman (beverages), peralatan pecah belah, dan bahan bacaan; jasa penyimpanan barang penerbangan (bonded strores), dan jasa pengiriman barang penerbangan
Fasilitas Produksi
Produksi dilakukan di dapur, dapur dibagi atas hot kitchen, cold kitchen dan bakery/pastry. Makanan di masak di hot kitchen, kapasitas makanan yang diproduksi di hot kitchen adalah 35.000 porsi per hari. Sedangkan bagian bakery dapat memproduksi 3000 roti per shift. Untuk penyediaan air, menggunakan air PAM. Listrik disediakan dengan menggunakan jasa Perusahaan untuk keadaan darurat, perusahaan juga memiliki 2 generator listrik. Untuk proses produksi, perusahaan juga memiliki 3 buah blast chiller untuk membantu proses pendinginan makanan yang sudah jadi.
Proses Produksi
Produk yang dihasilkan oleh PT Aerowisata Catering Service berupa makanan yang nantinya akan dikonsumsi oleh penumpang selama penerbangan. Jumlah porsi makanan yang akan diproduksi sudah ditentukan satu hari sebelumnya sesuai dengan informasi yang diberikan oleh maskapai penerbangan (AMOS = Airlines Meal Order Sheet). Jumlah porsi makanan ini disesuaikan dengan jumlah penumpang yang akan diangkut oleh karenanya informasi dapat berubah sewaktu-waktu ini. Adapun proses produksi yang dilakukan dibagi menjadi 3 bagian utama, yaitu (Lampiran 6):
1. Proses Pembersihan dan Persiapan (pre-production)
Proses Pengemasan
Proses pembersihan dan persiapan (pre-production) dimulai 12 jam sebelum jadwal keberangkatan penerbangan. Kegiatan yang dilakukan berupa pencucian bahan baku di dalam mesin untuk membersihkan bahan makanan dari kotoran, debu, logam, biji-bijian lain dan sebagainya. Cairan yang digunakan untuk pembersihan ini adalah campuran air dan klorin. Setelah dibersihkan bahan baku kemudian di tampung ke keranjang atau kereta (trolley) penampungan sesuai dengan jenisnya dan di bawa ke ruang persiaapan. Di ruang persiapan bahan baku di potong sesuai dengan ukuran kebutuhan, persiapan ini tentu saja dilakukan di ruangan yang berbeda untuk tiap jenis bahan yag dipersiapkan untuk menghindari kontaminasi bau, kimia dan kontaminasi secara fisik.
Kondisi ruang bagian preproduction harus selalu dingin dengan suhu udara 16°C untuk memastikan kondisi makanan selalu segar dan tidak terkontaminasi bakteri. Untuk bahan baku yang perlu dimasak, bahan baku ini kemudian dibawa ke hot kitchen untuk dimasak, sedangkan bahan baku yang tidak perlu dimasak, seperti sayuran segar untuk salad dan buah-buahan segar disimpan di ruang penampungan.
Pada proses pemasakan dan pendinginan dilakukan di hot kitchen, pertama-tama bahan baku dimasak sesuai dengan menu yang sudah ditentukan, dengan bumbu-bumbu yang sudah dibakukan. Setelah dimasak, makanan di masukan ke blast chiller (18°C) untuk memulai proses pendinginan dengan cepat. Pendinginan dilakukan sampai kondisi makanan mencapai suhu 2° 4°C.
Kondisi dingin yang diinginkan ini dipertahanan sampai pada saat makanan dibawa ke ruang pengemasan dengan suhu ruang 16°C (meal setting) dan pada proses pengemasan. Proses pengemasan yang dimaksud adalah proses dimana makanan dibagi-bagi sesuai dengan porsi dan jumlah yang diinginkan. Makanan yang sudah diporsikan ini kemudian disusun ke nampan makan yang nantinya akan diterima oleh penumpang (tray setting). Setelah disusun di nampan makan, nampan-nampan makanan ini dimasukan ke dalam trolley makan yang nantinya akan diangkut ke dalam pesawat. Sebelum diangkut ke pesawat, trolleytrolley makanan ini disimpan di ruang penampungan (holding room dengan suhu 0°-5°C), kereta-kereta makan ini sudah harus dalam kondisi siap untuk diangkut, 3 jam sebelum jadwal penerbangan. Semua proses ini dilakukan di ruang yang kondisinya selalu dingin.
Kegiatan produksi ini ditunjang oleh kegiatan off loading. Sesaat setelah pesawat mendarat di bandara dan penumpang keluar dari pesawat, PT ACS akan mengeluarkan semua peralatan yang ada di dalam pesawat yang berhubugan dengan kegiatan katering. Setelah dikeluarkan peralatan ini dicuci dan dibersihkan untuk pemakaian selanjutnya. Proses off loading dan pencucian ini sangat penting dilakukan tepat waktu untuk menunjang rotasi penggunaan peralatan makan yang diperlukan untuk meal dan tray setting. Biasanya sebagai cadangan, pihak maskapai penerbangan menyimpan satu set peralatan makan lengkap. Transportasi dari dapur katering ke pesawat dilakukan dengan menggunakan truktruk yang dilengkapi dengan pendingin.
Pengelolahan Bahan Baku
Perusahaan katering menggunakan sistem makanan beku agar makanan tetap segar dan berkualitas baik meskipun produk makanan tersebut disimpan dalam waktu yang cukup lama sebelum dikonsumsi, terutama untuk penerbangan jarak jauh. Sistem makanan beku ini pertama kali ditemukan oleh Bert Snowden (Amerika, 1945), proses produksi makanan ini disebut sistem masak beku (cookchill system).
Dalam proses ini bahan makanan dipersiapkan jauh hari sebelum produk makanan ini dibutuhkan. Untuk keperluan penerbangan, biasanya bahan baku makanan ini disiapkan sehari lebih awal. Tahapan pertama adalah mempersiapkan bahan baku makanan untuk diproses, kemudain dimasak. Selesai dimasak, makanan yang sudah jadi secepatnya didinginkan sampai mencapai temperatur atau lebih rendah. Sambil didinginkan, makanan ini dibagi-bagi sesuai dengan besarnya porsi individu yang diminta oleh konsumen (dalam hal ini disesuaikan dengan menu maskapai penerbangan tertentu). Pembagian ini memudahkan penanganan yang diperlukan saat menyusun nampan makanan nantinya.
Sistem Penyimpanan Bahan Baku
Menurut Dittmer (2002), sistem penyimpanan bahan baku memilik 5 faktor yang harus diperhatikan:
1. Kondisi Lingkungan dan Perlengkapan
Meliputi temperatur dan kebersihan ruang penyimpanan (gudang), rak-rak yang tepat dan peralatan penunjang yang sesuai. Bila kondisi ini tidak dipenuhi maka banyak bahan baku akan terbuang percuma atau rusak.
2. Pengaturan Letak Barang di dalam Gudang
Bahan baku harus diatur letaknya sehingga saat barang baku ini dibutuhkan mudah didapat. Pengaturan letak bahan baku ini juga meliputi pengaturan agar barang yang paling sering digunakan selalu tersedia, pengaturan letak tertentu untuk barang tertentu dan rotasi persediaan.
3. Lokasi Gudang
Gudang sebaiknya terletak di antara lokasi penerimaan produk dan lokasi produksi. Lokasi ini membantu efisiensi penyimpanan produk dan juga kemudahan untuk mendapatkan produk yang dibutuhkan dalam waktu yang relatif singkat. Selain itu pengawasan keamanan mudah dilakukan.
4. Keamanan Gudang
Gudang tidak boleh dibiarkan terbuka tanpa pengawasan keamanan. Perlu adanya pengaturan jadwal dan ijin tertentu untuk mengambil barang dan menyimpan barang. Hal ini perlu dilakukan sehingga tidak ada pihak lain yang memindahkan barang tanpa ijin perusahaan.
5. Penanggalan dan Harga
Barang-barang yang disimpan di dalam gudang harus diberi tanggal. Penanggalan ini penting agar rotasi barang lebih mudah dilakukan, bahan baku harus digunakan sebelum rusak atau tua. Harga juga harus dicantumkan, ini penting dilakukan untuk membantu kelancaran pemesanan barang dan peramalan biaya pengeluaran.
Sedangkan menurut Assauri (1980) mengatakan bahwa persediaan merupakan aktiva perusahaan yang masih menunggu penggunaannya, baik untuk keperluan produksi atau penjualan. Persediaan merupakan elemen utama dari modal kerja, atau aktiva yang selalu berputar dan mengalami perubahan.
Manfaat dan Fungsi Persediaan
Manfaat persediaan menurut Leenders (1989) adalah:
1. Fungsi pemutus (the decoupling function) dalam proses produksi, jika perusahaan tidak menyimpan persediaan akan terjadi banyak penundaan dan inefisiensi. Sebagai contoh ketika satu aktivitas produksi harus diselesaikan sebelum aktivitas produksi kedua dimulai, sedangkan perusahaan tidak menyimpan persediaan di antara proses (work in process) maka kegiatan produksi bisa terhenti.
2. Menyimpan sumberdaya. Produk pertanian dan seafood sering tergantung oleh musim dalam pemanenannya atau penangkapannya, tetapi permintaan akan keduanya selalu konstan sepanjang tahun. Pada kasus seperti ini dan kasus lain yang sama, persediaan bisa digunakan untuk menyimpan sumberdaya.
3. Proteksi terhadap inflasi. Terkadang lebih baik menyimpan investasi dalam bentuk persediaan tetapi tentu saja harus diperhitungkan biaya pemeliharaan atau penyimpanan persediaan.
4. Ketika suplai dan permintaan yang tidak biasa terjadi, maka persediaan sangat penting khususnya untuk produksi yang penjualannya tergantung pada musim atau keadaan tertentu.
5. Memanfaatkan diskon kuantitas. Pembelian dalam jumlah besar dapat mengurangi biaya produk, tetapi hal ini tidak selalu menguntungkan.
6. Menghindari kehabisan stok. Bila hal ini sering terjadi maka pelanggan akan lebih senang membeli produk lain untuk memuaskan kebutuhannya.
Jenis Persediaan
Menurut Handoko (1991), persediaan dapat dibedakan menurut urutan pengerjaan produk antara lain:
1.Persediaan bahan mentah (raw materials), yaitu persediaan barang-barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi. Bahan mentah dapat diperoleh dari sumber-sumber alam, dibeli dari para supplier atau dibuat sendiri oleh perusahaan untuk digunakan dalam proses produksi selajutnya.
2. Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased part component stock), yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen yang diperoleh dari perusahaan lain dimana secara langsung dapat dirakit menjadi suatu produk.
3. Persediaan bahan pembantu atau penolong (supplies stock), yaitu persediaan barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi tetapi tidak merupakan bagian atau komponen barang jadi.
4. Persediaan barang dalam proses (work in process stock), yaitu persediaan barang-barang yang keluar dari tiap bagian dalam proses produksi atau telah diolah menjadi suatu bentuk tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi.
5. Persediaan barang jadi (finished goods stock), yaitu persediaan barang-barang yang telah diolah dalam pabrik dan siap dijual kepada konsumen.
Sistem Persediaan
Sistem persediaan adalah serangkaian kebijaksanaan dan pengendalian yang memonitor tingkat persediaan dan menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga,kapan persediaan harus diisi dan berapa besar pesanan yang harus dilakukan. Sistem ini bertujuan menetapkan dan menjamin tersedianya sumbersumber daya yang tepat, dalam kuantitas yang tepat, pada waktu yang tepat (Stevenson, 1990). Sistem dan model persediaan bertujuan untuk meminimumkan biaya total melalui penentuan apa, berapa dan kapan pesanan dilakukan secara optimal (Anoraga, 1997).
Pelaksanaan persediaan bahan baku yang dilakukan perusahaan akan ditentukan oleh faktor-faktor yang saling berkaitan dengan bahan baku. Faktorfaktor tersebut antara lain:
1. Perkiraan pemakaian adalah perkiraan kebutuhan bahan baku ini merupakan perkiraan tentang besarnya jumlah bahan baku yang akan dipergunakan dalam perusahaan untuk keperluan produksi yang akan datang.
2. Harga bahan baku, merupakan dasar penyusunan perhitungan berapa besar dana perusahaan yang harus disediakan untuk investasi dalam persediaan bahan baku.
3. Biaya-biaya persediaan yang secara umum terdiri dari biaya pemesanan dan biaya penyimpanan.
4. Kebijakan pembelian. Besarnya persediaan bahan baku mendapatkan dana dari perusahaan tergantung kepada kebijakan pembelanjaan dari dalam perusahaan tersebut.
5. Pemakaian sesungguhnya. Untuk dapat menyusun perkiraan kebutuhan bahan baku mendekati kepada kenyataan, harus dianalisa besarnya penyerapan bahan baku oleh proses produksi perusahaan serta hubungannya dengan pemakaian yang sudah disusun. Selain itu harus diperhatikan faktor pemakaian bahan baku sesungguhnya dari periode-periode lalu (actual demand).
6. Waktu tunggu (lead time) merupakan tenggang waktu yang diperlukan (yang terjadi) antara satu pemesanan bahan baku dengan datangnya bahan baku itu sendiri. Waktu tunggu harus diperhatikan karena berhubungan dengan penentuan saat pemesanan kembali (reorder) bahan baku. Dengan diketahuinya waktu tunggu yang tepat maka perusahaan akan dapat membeli pada waktu yang tepat pula, sehingga resiko penumpukan persediaan atau kekurangan persediaan dapat ditekan seminimal mungkin.
BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Manajemen persediaan dibangun berdasarkan kondisi dan permasalahan yang dihadapai perusahaan bukan hanya berdasarkan teori. Teori yang ada dijadikan garis besar dan panduan yang disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Manajemen persediaan yang memberikan hasil optimal dan efektif dalam penerapannya, adalah manajemen persediaan yang selalu berubah mengikuti perkembangan kondisi eksternal dan internal perusahaan, karena sejalan dengan perubahan tersebut, bentuk manajemen persediaan yang dibutuhkan oleh perusahaan juga akan berubah.
Perusahaan dalam perencanaannya, menggunakan sistem perencanaan manual dibantu dengan program komputer (sistem perencanaan mundur). Walaupun skala usahanya besar, namun dengan jumlah permintaan produksi yang bisa dikatakan berubah-ubah setiap harinya,membutuhkan fleksibilitas apabila ada perubahan perencanaan. Variasi jenis persediaan yang saling berkaitan dan struktur organisasi yang kompleks lebih mudah diikuti perkembangannya dengan sistem perencanaan manual. Demikian juga apabila ada umpan balik yang diterima dari pihak produksi maka perubahan perencanaan sangat mudah untuk dilakukan.
Saran
Saran bagi Perusahaan Jasa yang pertama terus menerus mengadakan perbandingan dengan perusahaan inflight catering manca negara lain dalam efisiensi manajemen persediaan. Dengan menganalisa kembali manajemen persediaan dalam jangka waktu tertentu, maka inovasi-inovasi baru yang lebih efektif dapat membantu Perusahaan dalam perkembangannya di masa mendatang.
Kedua, efisiensi prosedur pembuatan purchase request (PR) dengan mengurangi/memperpendek rantai pihak-pihak yang menyetujui pembuatan Manager perlu mendapat informasi mengenai bahan baku yang dipesan dan yang akan diterima namun tidak perlu terlibat dalam penyetujuan pembuatan PR (PR approval). Pada akhir bulan pihak Cost Controller akan mengadakan pengecekkan mengenai biaya-biaya, dari informasi yang sudah ada akan dibandingkan dengan kondisi yang sebenarnya. Demikian juga pihak Store Manager hanya akan membutuhkan informasi mengenai jumlah bahan baku yang dipesan untuk dibandingkan dengan jumlah bahan baku yang sebenarnya diterima di gudang.
DAFTAR PUSTAKA
1. Adam, Everette E. Jr & Ronald J. Ebert. 1992. Production and Operations Management.
2. Situs Emirates Airlines Catering. http://www.ekflightcatering.com
3.Situs Balai Pusat statistik Jakarta. http://www.bps.jakarta.go.id
4.Situs PT Aerowisata Catering Service. http://www.aerowisata.com
5.Stevenson, William J. 1990. Production/Operation Management. Second Edition. Prentice
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Dalam beberapa tahun terakhir ini, jumlah maskapai penerbangan Timor leste bertumbuh cukup pesat. Data statistik menunjukkan sampai akhir tahun 2004, di timor leste terdapat 15 maskapai penerbangan yang melayani rute domestik dan 5 di antara maskapai penerbangan ini melayani rute internasional. Jasa transportasi udara makin digemari karena memudahkan pergerakan antar daerah dan negara dalam waktu yang relatif singkat. Menurut Badan Pusat Statistik, jumlah penumpang pesawat udara (domestik dan internasional) pada tahun 2004 yang menggunakan fasilitas bandar udara Soekarno-Hatta dan Halim Perdana Kusuma saja meningkat sebesar 33,08% jika dibandingkan dengan tahun 2003.
Kebutuhan akan jasa transportasi udara yang meningkat ini disertai dengan permintaan akan jasa pelayanan penyedia makanan (jasa boga) bagi maskapai maskapai penerbangan. Layanan jasa boga ini lebih dikenal dengan nama inflight catering. Inflight caterer (penyedia jasa boga) mengolah bahan-bahan makanan menjadi makanan siap saji yang nantinya makanan ini akan dikonsumsi oleh penumpang pengguna jasa maskapai penerbangan. Inflight caterer pada dasarnya merupakan perusahaan yang bergerak dalam perdagangan makanan.
Perdagangan produk-produk makanan memiliki resiko-resiko tersendiri, hal ini disebabkan karena bahan makanan merupakan bahan yang cepat rusak (perishable product) sehingga membutuhkan penanganan tertentu. Bagi perusahaan yang bergerak dalam bidang makanan umumnya, mutu makanan yang diproduksi merupakan salah satu unsur utama yang menentukan masa depan perusahaan.
Persaingan antara penyedia jasa boga (inflight catering) ini memaksa perusahaan untuk bersifat lebih adaptif dan reaktif. Memahami kebutuhan konsumen berarti perusahaan harus mampu menempatkan diri ke dalam posisi konsumen dalam mendefinisikan suatu produk.
Penyediaan produk yang sesuai dengan permintaan konsumen dan tepat pada waktunya mempengaruhi keputusan konsumen terhadap permintaan berulang dan kepercayaan konsumen terhadap perusahaan. Pemahaman akan kebutuhan konsumen ini berperan penting terutama dalam usaha perusahaan dalam upaya meningkatkan nilai penjualan, penguasaan pangsa pasar yang lebih besar yang mempengaruhi perolehan laba. Penyediaan produk tidaklah mudah karena maskapai pengguna jasa katering memiliki persyaratan produk yang
berbeda. Penyediaan bahan baku untuk produksi pun unik karena perusahaan katering tidak memproduksi satu jenis barang saja, melainkan beragam sesuai dengan menu makanan yang ingin disampaikan oleh pihak maskapai penerbangan.
Jasa katering untuk maskapai penerbangan, berbeda dengan jasa katering restoran (Emirates Catering, 2004). Perbedaan ini dapat dilihat dari: Jeda waktu (time lag): untuk katering maskapai penerbangan, terdapat jeda waktu yang panjang antara masa makanan diproduksi dan penyampaian produk ke konsumen sampai makanan tersebut dikonsumsi, hal ini tidak terjadi di restoranrestoran.
Fasilitas: pesawat terbang memiliki fasilitas terbatas untuk mengelola makanan, baik ruang lingkup kerja, ruang penyimpanan dan peralatan-peralatan dapur apabila dibandingkan dengan dapur sebuah restoran.
Perumusan Masalah
PT Aerowisata Catering Service merupakan perusahaan penyedia jasa katering pertama dan terbesar di Indonesia. menyediakan pelayanan jasa katering untuk perusahaan penerbangan domestik maupun internasional. Berbeda dengan perusahaan katering yang lain, tidak berhadapan langsung dengan konsumen yang mengkonsumsi makanan yang diproduksi. Sebagai inflight caterer, konsumen yang dihadapi adalah maskapai penerbangan yang menyewa jasa Sedangkan yang mengkonsumsi produk makanan yang diproduski oleh adalah konsumen yang menggunakan jasa maskapai penerbangan.
Makanan yang diproduksi tidak langsung dikonsumsi oleh penumpang maskapai penerbangan, melainkan disimpan dahulu dalam jangka waktu tertentu tergantung dengan jadwal penerbangan perusahaan pelanggan. mengadakan perjanjian kontrak dengan perusahaan penerbangan yang menjadi pelanggan untuk jangka waktu tertentu atas menu makanan yang sudah disetujui. Menu makanan ini berbeda-beda untuk setiap pelanggan dan dapat berubah-ubah setelah jangka waktu tertentu sesuai dengan permintaan maskapai penerbangan. Jumlah makanan yang diproduksi pun setiap saat dapat berubahubah jumlahnya. Hal ini disebabkan karena jumlah penumpang yang menggunakan jasa transportasi perusahaan penerbangan setiap harinya berubah. Menu makanan yang telah disetujui menjadi landasan dalam perencanaan bahan baku.
Karena menu berubah-ubah, maka bahan baku yang dibutuhkan untuk proses produksi pun berubah-ubah secara berkala. Penyediaan bahan baku memegang peranan penting dalam proses produksi. Kekurangan bahan baku menghambat jalannya proses produksi dan mengakibatkan permintaan konsumen tidak terpenuhi. Bahan baku makanan merupakan produk yang bersifat tidak tahan lama (perishable) akibatnya perusahaan harus memiliki sistem penyimpanan dan pengolahan yang baik. Selain itu perusahaan juga harus bisa menawarkan harga yang sesuai dengan anggaran konsumen untuk tetap berada dalam pasar.
Perencanaan bahan baku membantu perusahaan untuk memastikan agar perusahaan tidak kekurangan bahan baku selama menu yang diinginkan konsumen berjalan. Saat menu tidak dipakai lagi maka bahan baku pun tidak dibutuhkan lagi, perencanaan bahan baku membantu perusahaan agar tidak mengalami kelebihan bahan baku. Jeda waktu antara setelah makanan di produksi sampai makanan dikonsumsi panjang, makanan yang diproduksi harus memiliki daya tahan khususnya terhadap bakteri Dari keunikan jasa pengolahan makanan ini, timbul beberapa pertanyaan :
Bagaimanakah manajemen persediaan yang diterapkan oleh perusahaan?
Bagaimanakah proses pembelanjaan bahan baku yang dilakukan oleh perusahaan?
Faktor-faktor apakah yang dipertimbangkan perusahaan dalam menentukan daftar belanja bahan baku?
Faktor-faktor apa yang diperhatikan oleh perusahaan untuk mengawasi mutu produk yang diproduksi?
Tujuan
Membandingkan sistem manajemen yang diterapkan oleh perusahaan dengan teori-teori manajemen persediaan
Mengkaji bentuk kegiatan proses pembelanjaan bahan baku yang dijalankan
Mengidentifikasi faktor-faktor pembelanjaan bahan baku
Mengidentifikasi faktor-faktor yang harus diterapkan dalam mempertahankan mutu produk.
1.4. Visi dan Misi
Visi dan Misi PT Aerowisata:
Visi;
“The most preferred Timor-Leste hospitality business group”.
Misi;
Misi yang diemban PT Aerowisata di dalam mencapai visi bisnis terdiri atas 3 (tiga) pernyataan:
(1) “Menyediakan dan menawarkan solusi profesional untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan segmen-segmen hospitality yang profitable akan produk dan jasa yang berkualitas, inovatif dan berkesinambungan”.
(2) “Menjaga dan meningkatkan hubungan kepercayaan bisnis kepada seluruh segmen customer dan client Aerowisata” (“Maintain and develop trustee relationship to all business group client or customer segment”).
(3) “Memberikan nilai tambah dan hasil yang optimal kepada seluruh stakeholders” (“Deliver value added and optimal return to all stakeholders”).
BAB II
Pembahasan
Perusahaan Jasa
Tujuan utama adalah untuk menghantar surat-surat dan dokumen-dokumen antar daerah dan negara. Kemudian berkembang menjadi alat tranportasi untuk penumpang dan dokumen (kargo). Pada awalnya tidak ada tempat khusus untuk penumpang sehingga di dalam pesawat penumpang harus bersedia untuk bercampur dengan kargo. Setiap penerbangan penumpang harus berbagi makanan dengan pilot, makannya hanya berupa roti lapis dan setermos kopi.
Dengan disertai perkembangan teknologi industri aviasi, pesawat moderen saat ini dilengkapi dengan fasilitas tempat duduk dan toilet untuk penumpang. Pesawat terbang menjadi alat transpotasi yang umum dipakai oleh penumpang. Penumpang menjadi prioritas utama karena kondisi ini menjanjikan keuntungan bagi perusahaan penerbangan. Untuk lebih menarik konsumen, perusahaan penerbangan melengkapi pelayanan jasa transportasi salah satunya dengan menu makanan yang menarik menyerupai restoran-restotan terkenal.
Jasa katering untuk maskapai penerbangan kemudian dibentuk di akhir tahun 1930-an hampir secara serentak di Amerika dan Eropa, perusahaanperusahaan inimuncul karena pihak maskapai penerbangan menilai bahwa penyediaan makanan ini akan lebih efisien dan relatif lebih murah apabila dihibahkan ke pihak lain di luar maskapai penerbangan. Perkembangan industri ini agak terhambat dikarenakan Perang Dunia II (1939-1945), namun temuantemuan baru di bidang teknologi penerbangan berkembang pesat yang pada akhirnya menyokong industri layanan jasa penerbangan pasca perang, yang menuntut permintaan yang lebih tinggi lahi terhadap penyediaan jasa katering. (Haynes, 1992).
Gambaran umum inflight caterer (jasa katering maskapai penerbangan)
Istilah katering biasanya digunakan untuk menjelaskan keseluruhan proses kegiatan memasak, mulai dari persiapan bahan makanan, pengolahan dan penyajian dan juga meliputi penyedian alat transportasi dan penghantaran. Industri jasa katering maskapai penerbangan bertujuan utama untuk menyediakan makanan dan minuman kepada maskapai penerbangan untuk dikonsumsi oleh penumpang selama penerbangan. Produk makanan dan minuman dipersiapkan dan dikelola di dapur khusus kemudian dipindahkan ke bandara udara untuk kemudian dimuat ke pesawat. Semua makanan dan peralatan dan siap untuk diberangkatkan tepat pada waktunya sesuai dengan jadwal penerbangan.
Industri penyedia jasa katering saat ini merupakan pasar yang sangat kompetitif khususnya karena maskapai-maskapai penerbangan saat ini sering mengubah ketentuan-ketentuan menu makanannya. Perusahan penyedia jasa katering harus mendiversifikasikan fasilitas produksinya dan terus berinovasi untuk mengikuti perkembangan ini. Selain menyediakan makanan dan minuman perusahaan katering beberapa barang persediaan dan peralatan yang dimiliki perusahaan penerbangan, pihak katering bertanggung jawab terhadap beberapa hal yang menyertai penyediaan makanan dan minuman Seperti:
1. Bongkar muat peralatan makan dari penerbangan sebelumnya. Bongkar muat ini meliputi kereta makan , troli, kotak muatan peralatan makan, sisa makanan dan sisa minuman serta sampah.
2. Mengatur aliran semua peralatan makan yang digunakan selama penerbangan, begitu peralatan makan di bongkar dari pesawat secepatnya dicuci dan dibersihkan untuk kemudian dipersiapkan untuk penerbangan berikutnya. Dengan terbatasnya persediaan peralatan makan berlogo maskapai penerbangan tertentu, pihak katering harus berusaha sedemikian rupa supaya mereka tetap memiliki persediaan peralatan makan yang bersih setiap saat.
3. Pengaturan/disain nampan makanan yang berbeda tiap kelas untuk kelas eksekutif, kelas bisnis dan kelas ekonomi.
4. Penanganan dan penyimpanan produk-produk khusus milik maskapai penerbangan tertentu yang digunakan dalam persiapan makanan dan layanan makan (kertas tisu, peralatan makan yang diserati dengan logo maskapai penerbangan)
5. Pihak katering juga bertanggung jawab terhadap laporan invetorisasi atas produk-produk yang dimiliki maskapai penerbangan yang disimpan oleh pihak katering (produk makanan dan minuman lain yang tidak diproduksi oleh pihak katering, tetapi diperlukan untuk penerbangan).
6. Transportasi produk makanan dan minuman dari dapur pihak katering ke pesawat.
Menurut Mc Cool, industri jasa katering (inflight caterer) merupakan industri yang unik karena industri ini memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
1.Tidak adanya kontak langsung antara penumpang pesawat yang mengkonsumsi makanan dengan orang yang menyiapkan makanan tersebut.
2. Konsumen yang menggunakan jasa katering ini bukanlah konsumen yang mengkonsumsi produk akhir.
3. Pemilihan menu yang disediakan pada industri ini sangat bergantung kepada kondisi pasar dan laporan kebiasaan makan konsumen.
4. Setiap perusahaan jasa katering mengelola makanan dan minuman dalam jumlah yang sangat besar.
5. Perusahaan katering bukanlah satu-satunya penyedia makanan dan minuman untuk satu maskapai penerbangan. Maskapai penerbangan memiliki beberapa perusahaan katering yang menyokong penerbangan, satu perusahaan katering di tiap lokasi/ tujuan penerbangan.
6. Perusahaan jasa katering harus menyediakan produknya sesuai dengan ketentuan tertentu agar produk yang dihasilkan konsisten.
7. Setelah produk selesai diproduksi dan meninggalkan tempat produksi, biasanya ada jeda waktu yang cukup lama sebelum produk tersebut dikonsumsi oleh penumpang pesawat terbang.
8. Makanan yang diproduksi oleh pihak katering sering kali dikonsumsi jauh dari pihak katering.
9. Pihak katering biasanya tidak terlibat secara langsung terhadap sisa makanan dan tidak melihat langsung makanan yang telah dipersiapkan tersebut dikonsumsi.
Begitu luasnya cakupan jasa layanan yang ditawarkan maka perusahaan membentuk strategic business unit.
1. Unit usaha ini lebih memprioritaskan kepada layanan jasa boga bagi perusahaan penerbangan. Unit ini beroperasi hampir di seluruh bandar udara besar Indonesia. Layanan yang ditawarkan meliputi penerbangan domestiok, internasional, penerbangan khusus seperti penerbangan carter, dan haji.
2. Industrial catering : unit usaha ini bergerak di bidang layanan jasa boga dan jasa terkait lainnya diluar pelayanan maskapai penerbangan. Layanan yang ditawarkan ditujukan bagi perusahaan-perusahaan besar dengan banyak sumber daya manusia misalnya lokasi-lokasi pemondokan karyawan pengeboran minyak dan gas bumi, pengelolaan kantin karyawan pabrik, kantin sekolah atau universitas, juga layanan kebutuhan jasa boga untuk rumah sakit, baik menu normal untuk karyawan maupun makanan dengan diet khusus untuk pasien. Unit usaha ini juga menawarkan jasa binatu dan jasa pengelolaan dan perawatan wisma (house keeping dan maintance).
3. Unit usaha ini memberikan layanan pengelolaan logistik untuk pelayanan dalam penerbangan. Layanan ini meliputi jasa konsultasi perencanaan dan pengelolaan barang penerbangan (airlines equipment handle serta cabin services), pengadaan barang untuk penerbangan seperti barang sekali pakai baik dry goods, minuman (beverages), peralatan pecah belah, dan bahan bacaan; jasa penyimpanan barang penerbangan (bonded strores), dan jasa pengiriman barang penerbangan
Fasilitas Produksi
Produksi dilakukan di dapur, dapur dibagi atas hot kitchen, cold kitchen dan bakery/pastry. Makanan di masak di hot kitchen, kapasitas makanan yang diproduksi di hot kitchen adalah 35.000 porsi per hari. Sedangkan bagian bakery dapat memproduksi 3000 roti per shift. Untuk penyediaan air, menggunakan air PAM. Listrik disediakan dengan menggunakan jasa Perusahaan untuk keadaan darurat, perusahaan juga memiliki 2 generator listrik. Untuk proses produksi, perusahaan juga memiliki 3 buah blast chiller untuk membantu proses pendinginan makanan yang sudah jadi.
Proses Produksi
Produk yang dihasilkan oleh PT Aerowisata Catering Service berupa makanan yang nantinya akan dikonsumsi oleh penumpang selama penerbangan. Jumlah porsi makanan yang akan diproduksi sudah ditentukan satu hari sebelumnya sesuai dengan informasi yang diberikan oleh maskapai penerbangan (AMOS = Airlines Meal Order Sheet). Jumlah porsi makanan ini disesuaikan dengan jumlah penumpang yang akan diangkut oleh karenanya informasi dapat berubah sewaktu-waktu ini. Adapun proses produksi yang dilakukan dibagi menjadi 3 bagian utama, yaitu (Lampiran 6):
1. Proses Pembersihan dan Persiapan (pre-production)
Proses Pengemasan
Proses pembersihan dan persiapan (pre-production) dimulai 12 jam sebelum jadwal keberangkatan penerbangan. Kegiatan yang dilakukan berupa pencucian bahan baku di dalam mesin untuk membersihkan bahan makanan dari kotoran, debu, logam, biji-bijian lain dan sebagainya. Cairan yang digunakan untuk pembersihan ini adalah campuran air dan klorin. Setelah dibersihkan bahan baku kemudian di tampung ke keranjang atau kereta (trolley) penampungan sesuai dengan jenisnya dan di bawa ke ruang persiaapan. Di ruang persiapan bahan baku di potong sesuai dengan ukuran kebutuhan, persiapan ini tentu saja dilakukan di ruangan yang berbeda untuk tiap jenis bahan yag dipersiapkan untuk menghindari kontaminasi bau, kimia dan kontaminasi secara fisik.
Kondisi ruang bagian preproduction harus selalu dingin dengan suhu udara 16°C untuk memastikan kondisi makanan selalu segar dan tidak terkontaminasi bakteri. Untuk bahan baku yang perlu dimasak, bahan baku ini kemudian dibawa ke hot kitchen untuk dimasak, sedangkan bahan baku yang tidak perlu dimasak, seperti sayuran segar untuk salad dan buah-buahan segar disimpan di ruang penampungan.
Pada proses pemasakan dan pendinginan dilakukan di hot kitchen, pertama-tama bahan baku dimasak sesuai dengan menu yang sudah ditentukan, dengan bumbu-bumbu yang sudah dibakukan. Setelah dimasak, makanan di masukan ke blast chiller (
Kondisi dingin yang diinginkan ini dipertahanan sampai pada saat makanan dibawa ke ruang pengemasan dengan suhu ruang 16°C (meal setting) dan pada proses pengemasan. Proses pengemasan yang dimaksud adalah proses dimana makanan dibagi-bagi sesuai dengan porsi dan jumlah yang diinginkan. Makanan yang sudah diporsikan ini kemudian disusun ke nampan makan yang nantinya akan diterima oleh penumpang (tray setting). Setelah disusun di nampan makan, nampan-nampan makanan ini dimasukan ke dalam trolley makan yang nantinya akan diangkut ke dalam pesawat. Sebelum diangkut ke pesawat, trolleytrolley makanan ini disimpan di ruang penampungan (holding room dengan suhu 0°-5°C), kereta-kereta makan ini sudah harus dalam kondisi siap untuk diangkut, 3 jam sebelum jadwal penerbangan. Semua proses ini dilakukan di ruang yang kondisinya selalu dingin.
Kegiatan produksi ini ditunjang oleh kegiatan off loading. Sesaat setelah pesawat mendarat di bandara dan penumpang keluar dari pesawat, PT ACS akan mengeluarkan semua peralatan yang ada di dalam pesawat yang berhubugan dengan kegiatan katering. Setelah dikeluarkan peralatan ini dicuci dan dibersihkan untuk pemakaian selanjutnya. Proses off loading dan pencucian ini sangat penting dilakukan tepat waktu untuk menunjang rotasi penggunaan peralatan makan yang diperlukan untuk meal dan tray setting. Biasanya sebagai cadangan, pihak maskapai penerbangan menyimpan satu set peralatan makan lengkap. Transportasi dari dapur katering ke pesawat dilakukan dengan menggunakan truktruk yang dilengkapi dengan pendingin.
Pengelolahan Bahan Baku
Perusahaan katering menggunakan sistem makanan beku agar makanan tetap segar dan berkualitas baik meskipun produk makanan tersebut disimpan dalam waktu yang cukup lama sebelum dikonsumsi, terutama untuk penerbangan jarak jauh. Sistem makanan beku ini pertama kali ditemukan oleh Bert Snowden (Amerika, 1945), proses produksi makanan ini disebut sistem masak beku (cookchill system).
Dalam proses ini bahan makanan dipersiapkan jauh hari sebelum produk makanan ini dibutuhkan. Untuk keperluan penerbangan, biasanya bahan baku makanan ini disiapkan sehari lebih awal. Tahapan pertama adalah mempersiapkan bahan baku makanan untuk diproses, kemudain dimasak. Selesai dimasak, makanan yang sudah jadi secepatnya didinginkan sampai mencapai temperatur atau lebih rendah. Sambil didinginkan, makanan ini dibagi-bagi sesuai dengan besarnya porsi individu yang diminta oleh konsumen (dalam hal ini disesuaikan dengan menu maskapai penerbangan tertentu). Pembagian ini memudahkan penanganan yang diperlukan saat menyusun nampan makanan nantinya.
Sistem Penyimpanan Bahan Baku
Menurut Dittmer (2002), sistem penyimpanan bahan baku memilik 5 faktor yang harus diperhatikan:
1. Kondisi Lingkungan dan Perlengkapan
Meliputi temperatur dan kebersihan ruang penyimpanan (gudang), rak-rak yang tepat dan peralatan penunjang yang sesuai. Bila kondisi ini tidak dipenuhi maka banyak bahan baku akan terbuang percuma atau rusak.
2. Pengaturan Letak Barang di dalam Gudang
Bahan baku harus diatur letaknya sehingga saat barang baku ini dibutuhkan mudah didapat. Pengaturan letak bahan baku ini juga meliputi pengaturan agar barang yang paling sering digunakan selalu tersedia, pengaturan letak tertentu untuk barang tertentu dan rotasi persediaan.
3. Lokasi Gudang
Gudang sebaiknya terletak di antara lokasi penerimaan produk dan lokasi produksi. Lokasi ini membantu efisiensi penyimpanan produk dan juga kemudahan untuk mendapatkan produk yang dibutuhkan dalam waktu yang relatif singkat. Selain itu pengawasan keamanan mudah dilakukan.
4. Keamanan Gudang
Gudang tidak boleh dibiarkan terbuka tanpa pengawasan keamanan. Perlu adanya pengaturan jadwal dan ijin tertentu untuk mengambil barang dan menyimpan barang. Hal ini perlu dilakukan sehingga tidak ada pihak lain yang memindahkan barang tanpa ijin perusahaan.
5. Penanggalan dan Harga
Barang-barang yang disimpan di dalam gudang harus diberi tanggal. Penanggalan ini penting agar rotasi barang lebih mudah dilakukan, bahan baku harus digunakan sebelum rusak atau tua. Harga juga harus dicantumkan, ini penting dilakukan untuk membantu kelancaran pemesanan barang dan peramalan biaya pengeluaran.
Sedangkan menurut Assauri (1980) mengatakan bahwa persediaan merupakan aktiva perusahaan yang masih menunggu penggunaannya, baik untuk keperluan produksi atau penjualan. Persediaan merupakan elemen utama dari modal kerja, atau aktiva yang selalu berputar dan mengalami perubahan.
Manfaat dan Fungsi Persediaan
Manfaat persediaan menurut Leenders (1989) adalah:
1. Fungsi pemutus (the decoupling function) dalam proses produksi, jika perusahaan tidak menyimpan persediaan akan terjadi banyak penundaan dan inefisiensi. Sebagai contoh ketika satu aktivitas produksi harus diselesaikan sebelum aktivitas produksi kedua dimulai, sedangkan perusahaan tidak menyimpan persediaan di antara proses (work in process) maka kegiatan produksi bisa terhenti.
2. Menyimpan sumberdaya. Produk pertanian dan seafood sering tergantung oleh musim dalam pemanenannya atau penangkapannya, tetapi permintaan akan keduanya selalu konstan sepanjang tahun. Pada kasus seperti ini dan kasus lain yang sama, persediaan bisa digunakan untuk menyimpan sumberdaya.
3. Proteksi terhadap inflasi. Terkadang lebih baik menyimpan investasi dalam bentuk persediaan tetapi tentu saja harus diperhitungkan biaya pemeliharaan atau penyimpanan persediaan.
4. Ketika suplai dan permintaan yang tidak biasa terjadi, maka persediaan sangat penting khususnya untuk produksi yang penjualannya tergantung pada musim atau keadaan tertentu.
5. Memanfaatkan diskon kuantitas. Pembelian dalam jumlah besar dapat mengurangi biaya produk, tetapi hal ini tidak selalu menguntungkan.
6. Menghindari kehabisan stok. Bila hal ini sering terjadi maka pelanggan akan lebih senang membeli produk lain untuk memuaskan kebutuhannya.
Jenis Persediaan
Menurut Handoko (1991), persediaan dapat dibedakan menurut urutan pengerjaan produk antara lain:
1.Persediaan bahan mentah (raw materials), yaitu persediaan barang-barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi. Bahan mentah dapat diperoleh dari sumber-sumber alam, dibeli dari para supplier atau dibuat sendiri oleh perusahaan untuk digunakan dalam proses produksi selajutnya.
2. Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased part component stock), yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen yang diperoleh dari perusahaan lain dimana secara langsung dapat dirakit menjadi suatu produk.
3. Persediaan bahan pembantu atau penolong (supplies stock), yaitu persediaan barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi tetapi tidak merupakan bagian atau komponen barang jadi.
4. Persediaan barang dalam proses (work in process stock), yaitu persediaan barang-barang yang keluar dari tiap bagian dalam proses produksi atau telah diolah menjadi suatu bentuk tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi.
5. Persediaan barang jadi (finished goods stock), yaitu persediaan barang-barang yang telah diolah dalam pabrik dan siap dijual kepada konsumen.
Sistem Persediaan
Sistem persediaan adalah serangkaian kebijaksanaan dan pengendalian yang memonitor tingkat persediaan dan menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga,kapan persediaan harus diisi dan berapa besar pesanan yang harus dilakukan. Sistem ini bertujuan menetapkan dan menjamin tersedianya sumbersumber daya yang tepat, dalam kuantitas yang tepat, pada waktu yang tepat (Stevenson, 1990). Sistem dan model persediaan bertujuan untuk meminimumkan biaya total melalui penentuan apa, berapa dan kapan pesanan dilakukan secara optimal (Anoraga, 1997).
Pelaksanaan persediaan bahan baku yang dilakukan perusahaan akan ditentukan oleh faktor-faktor yang saling berkaitan dengan bahan baku. Faktorfaktor tersebut antara lain:
1. Perkiraan pemakaian adalah perkiraan kebutuhan bahan baku ini merupakan perkiraan tentang besarnya jumlah bahan baku yang akan dipergunakan dalam perusahaan untuk keperluan produksi yang akan datang.
2. Harga bahan baku, merupakan dasar penyusunan perhitungan berapa besar dana perusahaan yang harus disediakan untuk investasi dalam persediaan bahan baku.
3. Biaya-biaya persediaan yang secara umum terdiri dari biaya pemesanan dan biaya penyimpanan.
4. Kebijakan pembelian. Besarnya persediaan bahan baku mendapatkan dana dari perusahaan tergantung kepada kebijakan pembelanjaan dari dalam perusahaan tersebut.
5. Pemakaian sesungguhnya. Untuk dapat menyusun perkiraan kebutuhan bahan baku mendekati kepada kenyataan, harus dianalisa besarnya penyerapan bahan baku oleh proses produksi perusahaan serta hubungannya dengan pemakaian yang sudah disusun. Selain itu harus diperhatikan faktor pemakaian bahan baku sesungguhnya dari periode-periode lalu (actual demand).
6. Waktu tunggu (lead time) merupakan tenggang waktu yang diperlukan (yang terjadi) antara satu pemesanan bahan baku dengan datangnya bahan baku itu sendiri. Waktu tunggu harus diperhatikan karena berhubungan dengan penentuan saat pemesanan kembali (reorder) bahan baku. Dengan diketahuinya waktu tunggu yang tepat maka perusahaan akan dapat membeli pada waktu yang tepat pula, sehingga resiko penumpukan persediaan atau kekurangan persediaan dapat ditekan seminimal mungkin.
BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Manajemen persediaan dibangun berdasarkan kondisi dan permasalahan yang dihadapai perusahaan bukan hanya berdasarkan teori. Teori yang ada dijadikan garis besar dan panduan yang disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Manajemen persediaan yang memberikan hasil optimal dan efektif dalam penerapannya, adalah manajemen persediaan yang selalu berubah mengikuti perkembangan kondisi eksternal dan internal perusahaan, karena sejalan dengan perubahan tersebut, bentuk manajemen persediaan yang dibutuhkan oleh perusahaan juga akan berubah.
Perusahaan dalam perencanaannya, menggunakan sistem perencanaan manual dibantu dengan program komputer (sistem perencanaan mundur). Walaupun skala usahanya besar, namun dengan jumlah permintaan produksi yang bisa dikatakan berubah-ubah setiap harinya,membutuhkan fleksibilitas apabila ada perubahan perencanaan. Variasi jenis persediaan yang saling berkaitan dan struktur organisasi yang kompleks lebih mudah diikuti perkembangannya dengan sistem perencanaan manual. Demikian juga apabila ada umpan balik yang diterima dari pihak produksi maka perubahan perencanaan sangat mudah untuk dilakukan.
Saran
Saran bagi Perusahaan Jasa yang pertama terus menerus mengadakan perbandingan dengan perusahaan inflight catering manca negara lain dalam efisiensi manajemen persediaan. Dengan menganalisa kembali manajemen persediaan dalam jangka waktu tertentu, maka inovasi-inovasi baru yang lebih efektif dapat membantu Perusahaan dalam perkembangannya di masa mendatang.
Kedua, efisiensi prosedur pembuatan purchase request (PR) dengan mengurangi/memperpendek rantai pihak-pihak yang menyetujui pembuatan Manager perlu mendapat informasi mengenai bahan baku yang dipesan dan yang akan diterima namun tidak perlu terlibat dalam penyetujuan pembuatan PR (PR approval). Pada akhir bulan pihak Cost Controller akan mengadakan pengecekkan mengenai biaya-biaya, dari informasi yang sudah ada akan dibandingkan dengan kondisi yang sebenarnya. Demikian juga pihak Store Manager hanya akan membutuhkan informasi mengenai jumlah bahan baku yang dipesan untuk dibandingkan dengan jumlah bahan baku yang sebenarnya diterima di gudang.
DAFTAR PUSTAKA
1. Adam, Everette E. Jr & Ronald J. Ebert. 1992. Production and Operations Management.
2. Situs Emirates Airlines Catering. http://www.ekflightcatering.com
3.Situs Balai Pusat statistik Jakarta. http://www.bps.jakarta.go.id
4.Situs PT Aerowisata Catering Service. http://www.aerowisata.com
5.Stevenson, William J. 1990. Production/Operation Management. Second Edition. Prentice
Tidak ada komentar:
Posting Komentar